Nach § 55 Abs. 1 Nr. 1 S.1 AO ist eine gemeinnützige Körperschaft gehindert, ihre Mittel für andere als die satzungsmäßigen steuerbegünstigten Zwecke zu verwenden. Die Steuervergünstigungen der Gemeinnützigkeit werden gewährt, um steuerbegünstigte Zwecke zu fördern. Dieses Ziel wird verfehlt, wenn die Körperschaft die von ihr erworbenen Mittel weitgehend nicht für ihre satzungsmäßigen steuerbegünstigten Zwecke, sondern für die eigene Verwaltung einsetzt. In diesem Fall ist die Gemeinnützigkeit der Körperschaft gefährdet. Allerdings enthält das Gesetz keine absoluten oder prozentualen Obergrenzen dafür, in welchem Verhältnis Verwaltungskosten zu den Aufwendungen für gemeinnützige Zwecke stehen müssen. Entscheidendes Kriterium ist deshalb allein, ob bei Berücksichtigung der Umstände des Einzelfalls das Ausgabeverhalten der gemeinnützigen Körperschaft angemessen ist. Derselbe Rechtsgedanke lässt sich vor allem aus § 55 Abs. 1 Nr. 3 AO entnehmen, wonach keine Person durch unverhältnismäßig hohe Vergütungen begünstigt werden darf. Angemessen ist ein Ausgabeverhalten stets dann, wenn es wirtschaftlich sinnvoll ist und dazu beiträgt, dass ein möglichst hoher Anteil der Mittel unmittelbar und möglichst effizient den gemeinnützigen Zwecken zugute kommt. Die erforderliche Prognose, wie Mittel wirtschaftlich effektiv eingesetzt werden können, obliegt den Organen der gemeinnützigen Körperschaft. Anhaltspunkte für das von der Rechtsprechung als gemeinnützigkeits-gefährdend eingestufte Verhältnis von Verwaltungskosten zu den Aufwendungen für gemeinnützige Zwecke liefert ein Urteil des BFH (BFH v. 23.9.1998 a. a. O. und BFH v. 21.7.1999 – IR 55/98, HFR 2000, 29):
Danach dürfen die Aufwendungen für Verwaltung einschl. der Aufwendungen für Spendenwerbung im Regelfall nicht 50 v. H. der gesamten Einnahmen übersteigen; dies gilt für die Einnahmen im ideellen Bereich ( siehe III. A. 1.) und für die Überschüsse aus Vermögensverwaltung und wirtschaftlichen Geschäftsbetrieben (siehe III. A. 2. u. 4.).
Für beitragsfinanzierte Vereine ist zusätzlich die Grenze festgelegt, dass im Regelfall höchstens 10 v. H. der Mitgliedsbeiträge für die Werbung neuer Mitglieder aufgewendet werden dürfen. Die Rechtskontrolle durch die Finanzverwaltung bezieht sich aber letztlich darauf, die missbräuchliche Verwendung von Mitteln festzustellen, nicht aber bei jeder Einzelentscheidung, die sich ex post als unglücklich herausstellt, die später erworbene Erkenntnis zum Maßstab zu erheben und aufgrund eines unglücklichen Einzelfalls sofort die Anerkennung der Gemeinnützigkeit zu versagen.
Anzumerken ist noch, dass generell jede prozentuale Grenze problematisch ist, weil die gemeinnützige Körperschaft zunächst immer einen Verwaltungsapparat aufbauen muss, was Kosten verursacht, um mit diesem dann Einnahmen zu erwirtschaften, die den gemeinnützigen Zwecken dienen sollen. (s. auch Selbstlosigkeit).
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